Aanwezig:
Erik Lammers, Wendy Franke, Koen Kamphuis, Jeroen Steggink, Cor Fransen, Marloes Santers, Jim Baeten, Henriette Spijkerman, Ruud van Dorp, Willy Ezendam, Frans Ezendam, Aaf Hobbelink, Wim Hobbelink, Wil Beld, Peter van der Woning, Jeroen Steggink, Kiona Grotenhuis, Arthur Beld, Stijn Vreman, Petra de Wolff, Aart de Ruiter, Erwin ten Donkelaar, Take Reinhard, Jannie Ensink, Rudy Alink, Bert Spijkerman, Erna Knip, Fred Stokkers, Marja Hamer, Arnold Geerdink, Jeroen van Dijk
Afwezig:
Peter Lok, Jeroen Steggink, Ronald Bult en Mark Linderhof
Datum: 26 januari 2015
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom.
Vier berichten van verhindering: Peter Lok, Jeroen Steggink, Ronald Bult, Mark Linderhof.
2. Verslag 20 januari 2014
De notulen van de vergadering worden ongewijzigd goedgekeurd en daarmee vastgesteld. Actiepunten: Bardienst, verzoek ingewilligd, de parkcommissie is uitgeroosterd bij de bardiensten. Een mengkranen aanbrengen in de douche is niet direct mogelijk, hiervoor moeten we extra leidingen gaan aanleggen en de geiser is niet geschikt. Het afhangbord is gerealiseerd.
3. Ingekomen stukken
Er zijn geen stukken ingekomen.
4. Mededelingen bestuur
Geen extra mededelingen vanuit het bestuur, we gaan jullie bijpraten over 2014 en 2015.
5. Jaarverslagen
Onze Kernwaarden zijn: sportiviteit en gezelligheid.
Tennisvereniging ’t Weusthag heeft als lange termijn doelstelling:
- een goede vereniging te zijn voor haar leden, vrijwilligers en professionals;
- een betrouwbare samenwerking aan te gaan met onze sponsoren;
- een positieve bijdrage te leveren aan een respectvolle samenleving.
Om deze doelen te bereiken heeft het bestuur verschillende speerpunten gedefinieerd. De realisatie per speerpunt wordt nader toegelicht:
De interne besturing te verbeteren:
Ten opzichte van vorig jaar een verbetering gerealiseerd. We hebben een voltallig bezet bestuur. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn beschreven en bekend. Het IT systeem All United heeft ervoor gezorgd, dat de verschillende administraties aan elkaar gekoppeld zijn, zoals de ledenadministratie maar ook de bardiensten. We kunnen onze leden goed per mail bereiken. Vanuit dit systeem worden de lessen georganiseerd en gefactureerd via automatische incasso’s.
Het vrijwilligersbeleid te vitaliseren
Ook hier een verbeterende score. Een aantal groepen/commissies wil nog graag aanvulling vanuit de rest van de vereniging. Bij deze nogmaals een oproep om te helpen bijvoorbeeld met de tuingroep of baanonderhoud. Over het algemeen doen we het best goed. In 2014 is er een actie uitgezet door Erwin en Kiona voor het binnenhalen van subsidies. Later meer hierover. Jeroen van Dijk is met een groep uit het speciaal onderwijs regelmatig op het park voor onderhoud van de tuin.
Vergroting interne/externe zichtbaarheid
We zijn goed bezig, er is niet heel veel meer te verbeteren. Toernooien worden goed bezocht en mensen geven aan hier graag te spelen. Na ieder bestuursoverleg probeert het bestuur een digitale nieuwsbrief te versturen. Deze wordt goed ontvangen.
Zichtbaarheid op de parkeerplaats is verbeterd, de gemeente heeft verlichting aangebracht. We hebben 34 teams met 3 kampioenen! Nieuw in 2014 is de deelname aan de Grote Clubactie, geïnitieerd door Wendy en uitgevoerd door de jeugdleden.
De accommodatie te optimaliseren
In 2014 is net voor de competitie een vernieuwing aangebracht aan de banen. Een groot gedeelte is dat door de verzekering gedekt. Maar we hebben zelf ook moeten bijgedragen, omdat we een bredere strook wilden. En dit is naar tevredenheid uitgevoerd. De tuinen liggen er goed bij. Een groot gedeelte van de commissie heeft aangegeven te willen stoppen, hier zoeken we nog een oplossing voor. De hygiëne blijft een aandachtspunt. Kiona initieert zes keer per jaar een schoonmaakdag en dit draagt zeker bij aan de hygiëne. Zij maken plekken schoon waar de reguliere schoonmaakdienst niet komt.
De glijbaan is echt aan vervanging toe, de leuning is kapot en dit staat hoog op de lijst van dingen die moeten worden aangepakt. Het dak van het clubhuis is oud. We hebben recentelijk een lekkage gehad. Hiervoor is in 2015 geld gereserveerd.
Het jeugdbeleid te intensiveren en optimaliseren
Alle vakjes zijn gevuld en dit betekent dat we het uitstekend doen met en bij de jeugd. Competitie, jeugdkamp, activiteiten en toernooien zijn druk bezet. We weten niet zo goed wat we nog zouden moeten verbeteren. De WorldTour is ook een succes.
Het huidige ledenaantal te handhaven
We hadden in 2014 een terugloop in het aantal leden. Per 1 januari hebben we 486 senioren ten opzichte van 513 vorig jaar en ook de jeugd is terug gelopen van 174 naar 160 leden. Erwin merkt op dat in april het aantal leden meestal wel aantrekt. Erik geeft aan dat de tabel een peildatum heeft van 1 januari, dus er in wel een trend zichtbaar. Merkbaar is dat men bij een blessure al gauw het lidmaatschap opzegt. In het hele land is een ledendaling merkbaar. Met onze 160 jeugdleden zijn we de grootste in Hengelo, dus mogen we best tevreden zijn.
Een blijvend verantwoord financieel beleid te voeren
Ook hier een score van vier oranje vakken, dus we hebben ons verbeterd ten opzichte van vorig jaar en een goede prestatie geleverd. Hier komen we bij agendapunt 6 op terug.
6. Financieel overzicht 2014
We hadden een resultaat van 600 euro begroot voor 2014 en een resultaat geboekt van 4.461 euro. Dus een verbetering van 645%. De TC en toernooien hebben vorig jaar geen budget gekregen vanwege de moeilijke financiële positie van de vereniging en beide hebben geld opgeleverd.
Erik geeft een uitgebreid verslag van de financiën, winst- en verliesrekening en balans.
Vraag van Wim over het voorzien van beveiliging voor de deuren naar het terras. Dit willen we opnemen bij de eerste klusdag van dit jaar.
We gaan de spaarrekening van 94.000 euro blokkeren. Dit om rare praktijken te voorkomen. Nu kun je alleen geld ophalen, een transactie starten, als met je met twee personen bent.
7. Kascontrolecommissie – verslag en benoeming 2014
De Kascontrolecommissie, in de personen van Jeroen Steggink en Stijn Vreman, heeft alle stukken ingezien. De Kascontrolecommissie stelt de aanwezige leden voor om de stukken te accorderen en ‘decharge te verlenen aan het bestuur”. De vergadering geeft decharge aan de voorzitter. De kascommissie 2015 bestaat uit Stijn Vreeman en Arthur Beld.
8. Voorstel samenstelling bestuur 2014
Volgens de staturen ben je voor een periode van drie jaar voorzitter. Daarna mag je verlengen met periodes van twee jaar tot een maximum van zes jaren. Deze tijd is voor Erik al verstreken. Hij geeft aan om wel door te willen gaan, maar ziet ook graag een nieuwe voorzitter met nieuwe frisse ideeën. Erik stelt voor om bij afwezigheid van een nieuwe voorzitter, zijn functie jaarlijks te verlengen. Leden zijn het hier mee eens.
Voorstel Dagelijks bestuur voor 2014:
- Voorzitter: Erik Lammers
- Penningmeester: Peter Lok
- Secretaris Wendy Franke
Voorstel Voorzitters commissies 2014:
- Toernooi: Cor Fransen
- Jeugd: Koen Kamphuis
- Technisch: Erwin ten Donkelaar
- Bar: Erna Knip
- Park & club: Mark Linderhof
De leden gaan akkoord met de voorgestelde samenstelling. Erik stelt de nieuwe voor.
9. Plannen 2015 en verder
Het bestuur volgt de ingezette lijn en stelt zich ten doel haar eerder gestelde doelen te bereiken. De diverse commissies geven aan de volgende plannen te hebben:
- Bestuur:
Gewijzigde bedrijfsvoering: ledenadministratie, lesadministratie, debiteurenbeheer en boekhouding zijn gescheiden functies. Dit is ons goed bevallen in 2014 en dit gaan we voortzetten. Tussentijdse rapportages hebben we nog nooit kunnen realiseren. Het nieuwe IT systeem maakt dit nu wel mogelijk en hier willen we graag gebruik van maken. Verder gaat het bestuur de volgende initiatieven nemen en projecten begeleiden:
– Werving nieuwe leden: dit jaar waarschijnlijk geen open dag, maar aansluiten bij de open dagen die landelijk georganiseerd worden
– Campagne WHOZNEXT. Welke taken die niet in commissie thuishoren willen we toch op laten pakken. Kiona maakt hier een lijst van.
– IT project, meer verantwoordelijkheden bij de leden zelf neerleggen, inloggen op je eigen account mogelijk maken.
– TC ’t Weusthag omarmt:in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Kiona en Erwin zijn hier actief in. Ze hebben twee plannen ingediend om subsidie te krijgen. Met als doel om meer ouderen op het park te krijgen. Van de gemeente Hengelo en de Provincie Overijssel hebben we een subsidie ontvangen voor activiteiten voor oudere jongeren, speciaal onderwijs (kinderen met een beperking) en ouderen. Deze doelgroepen willen we laten kennismaken met tennis en mogelijk dat zij ook tuinonderhoud kunnen gaan doen. Ook binnen de zorg wordt het steeds moeilijker om daginvulling te realiseren. Wij proberen daar op deze manier inhoud aan te geven. Wim vraagt hoe we het dan met de kantinebezetting regelen. Verder zijn onze banen bijna elke ochtend bezet en er moet ook nog onderhoud gepleegd worden. Dit moet dus allemaal heel erg goed ingepland worden. Mooi initiatief van de vereniging om dit mogelijk te maken voor deze groepen mensen. We gaan er het beste van proberen te maken.
– PR, we gaan bekijken of er interesse is in een Business Club.
- Jeugdcommissie:
Jaarkalender voor de Jeugd:
– Indoor kermis Preston Palace 17 januari
– Voorjaarscompetitie april t/m mei
– TennisKids WorldTour 1e zondag maart t/m aug, sept t/m november
– Tom & Jerry Toernooi 7 juni
– Jeugdkamp 19 t/m 21 juni
– Jeugd Open 29 juni t/m 5 juli
– Clubkampioenschappen 28 september t/m 4 oktober
– Oliebollentoernooi 1 dag in de kerstvakantie
- Club en Park commissie
We hebben geïnvesteerd in de beveiliging en willen dat dit jaar voortzetten. We willen vaker een klusdag organiseren.
De speeltuin gaan we dit jaar aanpakken. Erik oppert om in het traject subsidie na te denken over een jeu de boules baan.
- Barcommissie
Erna is de nieuwe voorzitter, die het beleid voort gaat zetten en we hebben wat nieuwe regels opgesteld. We zijn nog steeds op zoek naar nieuwe commissieleden.
Eén van de nieuwe regels is geen kinderen meer achter de bar. Dit is al kenbaar gemaakt via de site en mensen worden hier ook op aangesproken. We moeten met elkaar dit proberen te handhaven.
Per 1 januari hebben we een nieuw horecacontract afgesloten. Een projectteam heeft met drie leveranciers gesprekken gevoerd en de aanbiedingen bekeken. We gaan door met de huidige leverancier. De voorwaarden zijn beter dan de huidige en deze aanbieder was veruit de voordeligste.
Sociale controle, dit gaat om eenvoudige dingen. Het wegbrengen van glazen e.d. laten we elkaar daar bij helpen.
Richtlijnen eigen gebruik: dit gaan we aan banden leggen. Erna pakt dit op en gaat hier een richtlijn voor schrijven.
- Technische commissie
We hebben dit jaar 33 competitieteams. Ook hier willen we graag uitbreiding van leden. Een wijziging voor alle 45+ teams, dit wordt een indeling vanaf 35+. We sluiten hiermee aan bij andere districten in Nederland. Landelijk lijn is nu: 17+, 35+ en 50+.
De regels vanuit de KNLTB zijn verder nog niet gewijzigd.
Agenda seniorenactiviteiten:
– Open Dag nader te bepalen in 2015
– KLUS4TCW nader te bepalen in 2015
– Dinsdag Clubavond 14 april t/m 23 juni (m.u.v. 5 mei)
– Pre competitie 26 maart t/m 29 maart
– Competitie 03 april t/m 1 juni
– Open 45+ Dubbel 20 juli t/m 26 juli
– Thuisblijf toernooi 7 juli t/m 25 augustus (m.u.v. 21 juli)
– Des Huizes Makelaars Open 9 augustus t/m 16 augustus
– Clubkampioenschappen senioren 12 oktober t/m 17 oktober
– Samen 75+ Dubbel Open 2 november t/m 8 november
– Wintercompetitie nog nader te bepalen
– VIP 20 november
Nieuw hierin is het precompetitie toermooi, ter voorbereiding op de competitie. Dit is dan met name bedoeld voor de leden die competitie spelen. Dit jaar is het 10 jaar Des Huizen open, dus dit jaar gaan we echt uitpakken.
- Financiële commissie:
Verantwoord financieel beleid, we gaan door met de ingezette lijn. De inning van de lesgelden en contributie willen we wijzigen. Tariefstelling en betaalmomenten:
– Prijsindexaties voor consumpties
– Ongewijzigd lesgeldbedrag
– April: contributie senioren € 135,-
– April t/m september: lesgeld senioren € 30,- per maand
contributie en lesgeld jeugd € 25,-
– Oktober t/m maart: lesgelden senioren € 30,- per maand
lesgeld jeugd € 15,- per maand
- Projecten:
Werving nieuwe leden met Open Dag, hierbij aansluiten bij landelijke open dagen.
Campagne WHOZNEXT
10. Begroting 2015
De begroting 2015 wordt gepresenteerd en besproken. De leden geven het bestuur toestemming voor de uitvoering van de plannen en de bijbehorende begroting 2015, waarmee deze is vastgesteld.
Petra heeft twee vragen. Waarom trainingen op 6.000 begroten terwijl we vorig jaar minder hebben gerealiseerd? We hopen een aantal kosten te reduceren, zodat we op dit resultaat komen. De berichtgeving over het aantal mensen dat les neemt is goed. Tweede vraag: waarom het budget voor de jeugdcommissie gelijk is gebleven terwijl we het voor minder kunnen doen in 2014? Voornaamste reden is dat ze het erg zuinig gedaan in 2014 en we willen marge inbouwen voor het geval er tegenslagen zijn.
11. Rondvraag en sluiting
Vraag over het onderhoud van de banen. Wanneer gaat Krinkels dat doen? Is dat in bijvoorbeeld daluren, zodat we als we willen tennissen niet belemmerd worden door het onderhoud en het lawaai? Er zijn ouderen die zich hier vreselijk aan storen. We hebben hier niks over afgesproken met Krinkels. Erik neemt dit mee en we vragen of Krinkels het onderhoud bijvoorbeeld in de middag kan laten plaatsvinden.
Jannie vraagt of er een bericht uitkan vlak voor de ALV. Bijvoorbeeld middels een nieuwsbrief. Het is op de website geplaatst en ook via social media gecommuniceerd. Volgend jaar nemen we het ook in de mail, nieuwsbrief mee.
Vraag van Henriette over banken naast de baan. Aan de buitenzijde staan ze heel laag, zodat je niet over het hek kunt kijken. Dit is niet makkelijk te verhelpen. We zijn op zoek naar een andere oplossing in de vorm van andere banken. Hierover zijn we ook in gesprek met een aantal sponsoren.
Erwin: in 2014 is het clubblad niet uitgegeven. Dit willen we in 2015 wel weer doen. Is dit een must tov bijvoorbeeld sponsoren? Het is een hoop geld dat wel uit kunnen sparen. Ja, we hebben afspraken met onze sponsoren dat we een clubblad uitbrengen. Dus we zijn het min of meer verplicht. Maar Erik wil dit wel met de sponsoren bespreken. Alternatief is bijvoorbeeld een sponsoren bord. De frequentie van de nieuwsbrief is veel hoger, hiermee komen de sponsoren dus vaker in beeld. We gaan dit in het bestuur uitzoeken.
Jannie: na de lessen gaat de baanverlichting, uit maar de straatverlichting niet aan. Op dit moment zit er sluiting in het systeem. Probleem is bekend en dit is al in gang gezet. In de keuken zit een schakelaar, die je om kunt zetten en dan blijft de verlichting 10 minuten aan.
Arnold: heeft TC ‘t Weusthag ook een bericht gekregen van de energieleverancier dat de heffingskorting vervalt? Is de voorzitter niet bekend. We gaan dit uitzoeken.
Erik sluit om 22.20 uur de vergadering.
